La mallette AAD

Ce mois-ci nous vous proposions un Retour d’Expérience (replay à venir le mois prochain) qui illustrait parfaitement les 3 fondamentaux de l’hybride à travers une expérience d’hybride subi comme nous en connaissons et allons en connaître de plus en plus à l’avenir.

L’hybride subi, pour rappel, est la découverte au dernier moment (la veille voir le jour même du démarrage d’une animation en présentiel) qu’une ou plusieurs personnes seront finalement à distance.

Ben oui, pourquoi pas ?! Plus personne ne se pose de questions, aujourd’hui nous sommes tous habitués à mixer présentiel et distanciel, et les participants ne se rendent pas compte à quel point cela peut perturber le bon déroulement d’un temps collectif conçu avec un design aux petits oignons.

Dans l’exemple que nous vous donnions, l’enjeu était de mobiliser le collectif autour des priorités stratégiques 2022 en définissant les ambitions de la BU. Il était prévu 3h en présentiel à 15 personnes avec comme modalités de travail : une inclusion, un world café puis un cercle de dialogue (voir le site www.designdeseminaire.com pour plus d’informations).

Et là surprise ! Au démarrage de la matinée 4 personnes sur 15 ne se sont finalement pas déplacées.

En dehors de la modification des modalités en elles-mêmes, beaucoup de questions se sont alors posées sur le matériel à prévoir pour gérer ces imprévus.

En tant que facilitateur, nous avons l’habitude de nous déplacer avec un petit “kit de survie” comprenant une quinzaine de feutres, des post-its de plusieurs couleurs, du scotch de peintre, 4 ou 5 marqueurs, un objet de parole et peut-être d’autres choses dont vous avez le secret.

Et effectivement, maintenant nous partons systématiquement avec un petit kit de survie “tech” !

Pour utiliser tout ce matériel facilement, ce conseil va surement vous étonner : il vous faudra tester, tester et re-tester ! Prenez le temps de tenter des configurations lors de simples réunions ou lors de temps collectifs où vous êtes avec des personnes de confiance, c’est cela qui vous permettra de ne pas paniquer lorsqu’un imprévu de ce type surviendra.

Alors, de quoi est-il composé et pour quel usage ?

La mallette AAD :

1. Ordinateur portable : celui que nous avions déjà l’habitude de trimballer, très utile pour projeter du contenu si besoin. Là il est indispensable pour pouvoir lancer une visioconférence et même créer un board Klaxoon au débotté pour pouvoir faire contribuer à distance sur le sujet traité
2. Smartphone : en dehors de nous sentir tout nu lorsque nous l’oublions, son excellente qualité photo/vidéo est très utile pour servir de webcam secondaire ou même de seconde caméra en se connectant depuis celui-ci au lien visio. Notre téléphone est très utile car léger, il peut être baladé dans la salle pour suivre ce que s’y passe ou être posé quelque part pour montrer une vue d’ensemble de la salle pendant que la caméra de l’ordinateur film la personne qui parle
3. Tablette : même fonctionnalité que le smartphone, la tablette permet en plus d’afficher une personne à distance de façon plus visible et très mobile sur une table ou une chaise. Petit bonus, en cas de distanciel pur elle peut aussi être utilisée en deuxième écran bien pratique en déplacement !
4. Trépied léger et flexible : pour fixer le smartphone, le poser à l’endroit voulu et dans l’angle de vue voulu. Il peut ainsi être posé sur une table ou une chaise, accroché à un paperboard ou un poteau, et même être baladé plus facilement à la main sans risquer de mettre ses doigts sur la caméra ou de toucher l’écran par inadvertance
5. Speakerphone : plus communément appelé “Jabra” (du nom des modèles les plus utilisés), c’est tout simplement un haut parleur et un micro collectif posé au milieu des participants qui permet à tous d’entendre et d’être entendu par les personnes à distance
6. Chargeurs : tous ces petits bijoux de technologie ont besoin d’être chargés plus ou moins souvent mais mieux vaut avoir le chargeur de son téléphone ou de sa tablette lorsqu’on l’utilise comme webcam ! Dans la malette AAD nous avons TOUJOURS tous les chargeurs de tous les équipements, même si nous avons pris soin de les charger avant.
7. Batterie de secours : précaution supplémentaire mais très utile en la fixant au trépied par exemple et pouvoir continuer à transporter téléphone et tablette dans la pièce. Oui, pour recharger téléphone, tablette ou ordinateur dans certaines configurations plus mobile il peut être compliqué de brancher son “device” à la prise la plus proche
8. Adaptateurs et démultiplicateurs : pour connecter ordinateur, tablette ou téléphone à un écran ou un vidéoprojecteur, charger et utiliser une webcam externe, bref être flexible
9. Micro-cravatte : moins nécessaire mais si petit que nous ne sommes plus à ça près, le micro-cravate est très utile si un intervenant prend la parole de façon un peu officielle, et bien évidemment si vous voulez faire un petit film ou des témoignages
10. Ecouteurs : plutôt en distanciel pur pour être isolé des bruits extérieurs mais ça nous est arrivé dans une configuration hybride de mettre un seul écouteur soit pour avoir le son d’un device en particulier, soit pour avoir un retour son et pour autant entendre parfaitement ce qui se passe autour de nous

Nous ne nous trimballons pas encore avec une rallonge et une multiprise sur nous mais s’il existait un modèle ultra compact et léger nous n’hésiterions pas 😉

Dernière chose : suivant le déroulé que vous avez prévu (travail en sous-groupe en particulier), tout ce matériel peut ne pas suffire si plusieurs personnes sont à distance. Dans ce cas n’hésitez pas à mettre les participants à contribution. En présentiel il y a toujours des participants qui ont leur ordinateur portable (malgré la consigne inverse) ou une tablette, et ils ont tous leur téléphone portable ! Soyons clairs, si vous êtes confrontés à une situation d’hybride subit lors d’une animation au design un peu chiadé, vous ne pouvez pas tout faire, vous avez besoin d’une personne qui gère la ou les personnes à distance. Si vous n’avez pas de co-animateur, proposez à une personne présente de jouer ce rôle d’inclusion des personnes à distance, quitte à faire tourner ce rôle pour ne pas que ce soit trop lourd pour le participant.