Une des mission de l’AAD est de faire en sorte que la technique d’un temps collectif à distance ou hybride se déroule au mieux.
Pour cela, une clé : l’anticipation. Penser à tout, aux réglages, briefer les intervenants, proposer une expérience simple pour les participants, concevoir les outils collaboratifs, s’assurer d’avoir la dernière version de la présentation…
Chez AAD, nous concevons des formats collaboratifs à distance depuis maintenant plusieurs années et nous sommes confiants et sereins dans nos capacités à créer des temps de qualité.
Pour autant, nous avons décidé aujourd’hui de vous partager un “accident” qui aurait pu être évité et qui est lié à un travers qui guette tout professionnel qui se repose sur son expérience : le trop-plein de confiance.
Après avoir bien préparé l’architecture et le déroulé d’une réunion collaborative à distance avec notre client, l’ensemble des intervenants étaient prêts :
- 1 Facilitateur à l’animation
- 1 Scibber pour des illustrations en direct
- 1 Facilitateur digital (focus sur ce métier plus bas)
Nous abordions cette réunion sereinement, nous avions fait une bonne préparation (14h de travail en tout pour une réunion d’1h30). Le lien Teams a été créé et testé. Nous avions un joli board Klaxoon, une cinquantaine de participants. Tout était prêt.
Le jour J à l’heure H, après l’introduction de la réunion, nous demandons aux participants de noter dans le chat “leur état d’esprit en arrivant dans cette réunion” et là… rien.
OK, peut-être que le groupe met un moment à démarrer, on attend en ajoutant quelques éléments d’information. Au bout de 5 minutes, un des participant rompt le mutisme du groupe et ouvre son micro “je n’ai pas accès au chat”.
Pas accès au chat ? “Pareil pour vous autres ?”
Effectivement, personne n’a accès au chat…
Ok, on enchaîne et pendant ce temps, recherche intensive pour trouver le problème et le résoudre. Sauf qu’il est impossible à résoudre une fois la réunion commencée : la réunion a été attribuée par erreur à un canal Teams, il y a un blocage et une manipulation à faire au niveau de l’administration de la réunion. Impossible à faire en live.
La posture basse pression prend alors tout son sens…
Nous demandons aux participants “et maintenant, nous vous invitons à récupérer le lien Klaxoon dans le… ha oui c’est vrai il n’y a pas de chat”. Nous partageons donc le code à l’oral et par partage d’écran, tout le monde se connecte au Klaxoon et la réunion se poursuit sans aucun autre souci.
Pour autant, cet “accident” aurait pu être évité.
La complexité des temps collectifs collaboratifs à distance et la dépendance à différents outils font que les problèmes techniques arrivent parfois. Pour autant, une simple vérification en amont nous aurait permis d’anticiper ce sujet.
La check list AAD
Nous vous proposons une solution pour pallier ce genre de problème : la check-list de l’AAD.
L’idée de la check-list de l’AAD est, à l’image du pilote d’avion, de pouvoir contrôler l’ensemble des aspects anticipables en amont de votre animation à distance.
Outils collaboratifs, configuration des outils de visioconférence, qualité de la connexion, son… la liste est bien évidemment non exhaustive puisque intimement liée au déroulé de l’animation à distance mais elle permet de vérifier les incontournables.
Nous avons le plaisir de vous la partager dans le lien suivant : La check list de l’AAD
D’ailleurs, s’il vous semble manquer un incontournable, n’hésitez pas à nous le suggérer par retour de mail et nous l’ajouterons avec plaisir !