Le format du distanciel

Nous avons vécu une mission ces derniers jours qui, une fois encore, a (ré)ancré notre conviction que pour parvenir à un temps collectif de qualité, interactif et impactant, il faut prendre le temps. Et pour cela, ne pas hésiter à challenger le format initialement prévu. 

Nous avons constaté la tendance naturelle qu’ont la plupart de nos clients de vouloir faire un événement le plus court possible, parce qu’il est à distance. 

Le besoin de notre client était de faire un kick off commercial avec un rapide retour sur l’année écoulée suivi d’une projection sur l’année à venir à travers plusieurs axes. Le format préalablement décidé en interne était un temps majoritairement descendant, 1h15 maximum, avec une petite partie de Q&A à la fin, pour 300 personnes. Ils nous ont contacté pour donner une tonalité plus intéractive, un petit peu “ludique” et ils avaient besoin d’aide pour mobiliser le collectif. Ce qui était prévu nous semblait trop court, avec trop de contenu descendant et trop de monde pour ne proposer que de la plénière.

La discussion nous a permis de challenger le format pour le mettre au service de l’intention de départ, qui était que ce temps soit impactant et intéressant pour les participants. 

Vouloir faire court, rapide, descendant n’est pas toujours la bonne solution. Nous avons rencontré cette croyance courante qu’il faut que ce soit court pour que ce soit digeste, surtout que dans beaucoup d’organisations les gens sont habitués à ces temps descendants.

Le fait de construire un temps plus long, avec des modalités différentes, permet de vraiment faire passer et surtout s’approprier les informations.

Ce qui a fait basculer en faveur d’un nouveau design est le contexte de fusion dans lequel cet évènement intervenait. Notre client nous a expliqué que ce temps d’information était destiné à ce que les gens issus de la fusion s’approprient le plan stratégique. 

Nous avons donc insisté sur l’importance que les gens se rencontrent, discutent, échangent sur le plan stratégique présenté. 

Le résultat finalement imaginé ensemble a été un format de 4 heures interactives avec des ateliers et une majorité du temps consacré à des sous-groupes sous plusieurs formats. 

Concrètement (300 personnes, sur Webex) :

• le format demandé initialement : 
  • 1h15 
  • avec prise de parole de 4 à 5 intervenants 
  • sur 4 à 5 sujets liés 
  • QR très court à la fin 
• le format final : 
  • 4 heures 
  • 2 interventions plénières courtes avec un temps de question/réponse équivalent au temps de présentation 
  • 3 temps en basecamp de 4 personnes : au début, avant les ateliers et après les ateliers
  • 8 ateliers animés en binôme sur des thématiques précises 
  • inscription des participants à seulement 2 ateliers sur 8 (responsabilisation) 
  • partage des points clés des ateliers choisis aux membres de leur base camp 

Pour passer du format initial au format final, la préparation est beaucoup plus importante, d’un point de vue technique comme humain : beaucoup plus de personnes impliqués qui ont préparé une présentation, les basecamp sont formés en amont, des tests avec l’outil sont effectués, il a fallu expliquer et rassurer les intervenants, etc 

Voilà quelques apprentissages que nous pouvons partager avec vous :

• Faire court n’est pas plus impactant. Pour que ce soit interactif, les participants doivent se rencontrer et se mélanger. La solution c’est qu’il y ait des petits groupes, régulièrement. Le format d’1h15 proposé initialement est à éviter absolument parce que ça ne fonctionne pas. Des participants à distance pendant une heure ont le temps de se désintéresser, de faire autre chose, de ne pas se sentir concernés, tout en étant bloqués assez longtemps pour avoir quand même le sentiment d’avoir perdu leur temps.
  Dans ce format d’ateliers et de sous-groupes, le rythme est cadencé et les participants n’ont pas le temps de faire autre chose. Ils sont contraints de partir en sous-groupe, de participer, de choisir des ateliers qui les intéressent et de s’y impliquer pour restituer ensuite en sous-groupe ce qui s’y est passé.

• Chercher les bonnes raisons de vouloir faire les choses d’une certaine façon. Cela implique de bien cadrer la demande au début et d’aller chercher véritablement le besoin. Pourquoi veulent-ils faire ce temps là ? Qui est invité ? Qu’est ce qu’on a envie d’en faire ? Où a-t-on envie d’emmener les équipes ? Avec quoi voulez-vous repartir ?
  Si l’objectif est que les gens se rencontrent et discutent de certaines thématiques, alors il faut switcher de format.

• Prendre en compte les résistances et identifier les peurs. Pour une entreprise, accepter de changer de prisme de cette manière, cela demande du courage. C’est un saut dans le vide, dans une zone de démaîtrise, avec des résistances et des peurs multiples qui se sont cristallisé autour de 2 choses :
  1. “ils ne poseront pas de questions”, “et s’il y a des questions pièges » : pour pallier cette crainte, quelques personnes de confiance se sont vues confier une question à poser à l’issue des présentations. Cette technique lance la dynamique et donne le ton de l’échange 
  2. “on n’a pas le temps de faire long”, “les gens ne joueront pas le jeu”, “ils seront gênés d’être en sous groupe alors qu’ils ne se connaissent pas” : après avoir rassuré en parlant de nos expériences, le mieux reste de poser la questions aux participants à l’issue de la matinée avec 3 questions : Jusqu’à quel point avez vous aimé cette matinée (note de 1 à 5) ?, Qu’avez vous le plus apprécié (réponse libre) ?, Qu’est ce que vous verriez comme amélioration (réponse libre) ? Interroger les participants permet à notre client de savoir directement si le format est utile et pertinent pour ses équipes.

Ce que l’on retient : 

Un format descendant en présentiel est souvent plus accepté par les équipes parce qu’il est contrebalancé par le fait d’avoir des interactions informelles (café d’accueil, pauses, déjeuner). En distanciel, c’est indispensable de rendre le contenu et la mobilisation réelle, intéressante et interactive.

Pour visionner le REX de la mission, c’est ici :