Nous commençons cet article par une bonne nouvelle, le format hybride fonctionne ! Contrairement à ce que certains peuvent penser, et nous aussi il y a encore moins d’un an, un événement à distance qualitatif en format hybride, cela existe. Nous aborderons certainement cette thématique régulièrement vue la place que cela prend dans notre pratique de l’AAD !
Pour rappel, le format hybride est un événement (réunion, séminaire, etc) qui regroupe des participants présents physiquement sur site et des participants à distance.
L’hybride est au cœur du besoin actuel de nos clients et nous y croyons fortement car il répond aux besoins actuels, mais surtout il va se déployer de plus en plus dans l’avenir ! Les entreprises ont pris goût (et elles ont bien raison) à cette possibilité que donne le distanciel de relier davantage leurs équipes dispersées en France, en Europe ou dans le monde. Leur souhait est finalement de retenir le meilleur des 2 mondes (présentiel et distanciel).
Ce format hybride se pense comme un format en soi, attention à ne pas faire une “simple” adaptation des formats présentiels et distanciels, il s’agit véritablement d’une nouvelle façon de penser la conception et l’animation d’un temps collectif pour que tous se sentent impliqués et considérés.
Nous avons effectué récemment une mission d’accompagnement d’un événement au format hybride, dans le cadre d’un déploiement stratégique d’une grande entreprise internationale. L’inclusion de tous (en particulier les participants en distanciel) et l’appropriation de la stratégie étaient les objectifs principaux.
Quelques informations utiles : 2 journées, 140 personnes (80 en présentiel et 60 en distanciel), 4 continents, 10 fuseaux horaires, 2 langues interprétées, Teams, 15 salles de sous-groupes hybrides et Klaxoon comme support de travail collaboratif, à la fois sur téléphone et ordinateur.
Une mission telle que celle-ci demande beaucoup de préparation et de moyens, quelques sueurs froides et c’était finalement un succès ! Voilà quelques apprentissages que nous pouvons partager avec vous :
L’inclusion de tous doit être la préoccupation principale dans le design et la facilitation d’un événement hybride.
Dans la conception, nous effectuons à chaque étape une véritable projection de l’expérience utilisateur en nous mettant dans la peau des participants présentiels et distanciels : par exemple nous recommandons de tester l’ensemble du déroulé avec quelques personnes pour vérifier que le format fonctionne et que chacun se sente pris en compte. Cela permet de voir les différences de traitement et de perception pour réussir l’inclusion.
Autre apprentissage : le facilitateur de l’événement doit concrètement apporter la même attention et la même qualité de présence à tous les participants. Cela passe par exemple par la préparation d’une double consigne : être très spécifique pour chaque type de participants présentiels comme distanciels. Prendre vraiment le temps pour les explications données à chacun quitte à sembler redondant.
Toutes les parties prenantes de l’événement doivent être sensibilisées, voire formées à la communication en mode hybride.
Au stade de la conception, nous pensons le placement de la webcam (ou des caméras) de façon à ce que le facilitateur ou le présentateur ait le regard dirigé dans la direction à la fois des personnes présentes devant lui et des personnes à distance. Deux points d’attentions pour lui : penser à regarder la caméra de temps en temps comme si c’était une personne en plus dans la salle, et en même temps résister à la tentation de regarder l’écran de projection qui est souvent dans son dos pour s’adresser aux personnes à distance.
Le facilitateur de l’événement doit aussi veiller à limiter au maximum les apartés ou les actions que font naturellement les participants en présentiel entre eux et qui ont tendance à exclure ceux qui sont en distanciel. En effet, pour les participants en distanciel, percevoir qu’il se passe ou se dit quelque chose sans vraiment comprendre est particulièrement désagréable.
Un événement hybride demande des moyens et une technique dédiée.
Autant pour un événement 100 % distanciel, chacun chez soi avec son ordinateur, son casque et sa webcam suffit amplement. Mais pour un format hybride, il y a des aspects techniques importants à prendre en compte et ne surtout pas négliger :
- Toutes les salles de travail hybride doivent être équipées d’un matériel de qualité demandant à être testé en amont (écran, webcam, micro, haut-parleur)
- Gérer un événement hybride d’ampleur demande une équipe technique dédiée. Pour l’événement que nous vous donnons en exemple, on parle d’une régie de 10 personnes, dont 5 dédiées uniquement à la gestion du Zoom. Même pour un événement plus petit, il n’est absolument plus possible de se passer d’une personne uniquement dédiée à la technique !